Şirketlerin ya da devlet kurumlarının, hantal yapılarından kurtulmaları için, özellikle kurum içi iletişim niteliklerini geliştirmeleri gerekmektedir. Peki, nedir bu kurum içi iletişim kavramı?
Müşteri ilişkileri adına, gerek sipariş almak için, gerekse diğer kritiklerin görüşülmesi için kullanılan dış iletişim araçları, şirketi kendi dışındaki dünyaya bağlamaktadır. Bu yolla, kurumun ayakta kalmasını sağlayan müşteri gereksinimi karşılanmaktadır. Ancak, kurumun kendi içindeki iletişim, kimi zaman diğer tüm iletişim türlerinden daha kritik ve daha hayati öneme sahip olmaktadır.
Kendi içinde anlaşamayan, aynı dili konuşamayan, bilginin paylaşımını gerçekleştiremeyen, aralarında duvarlar ve engeller bulunan çalışma ortamlarında, ilgili firma, şirket ya da kuruluş, dinamik adımlar atamamaktadır. Hızlı karar verme, doğru yönelmeler yapma, ani reaksiyon gösterebilme, aynı tepkileri kurumca verebilme gibi önemli özellikler, kurum içi iletişimin iyi olmadığı her türlü iş yerinde sekteye uğramakta ve sağlıklı işlememektedir. Kurum içi iletişim kanalları, e-posta gibi yazışma araçları ile sağlanabildiği gibi, ufak yerler için yüz yüze görüme ve telefon araçları ile de sağlanmaktadır. Ancak, konuşulan ya da görüşülenler uygulanmadığı takdirde, doğacak herhangi bir sorunda, çalışanlar birbirlerini suçlama davranışı gösterirler. Konuşulan ve paylaşılan bilgilerin havada kalmaması adına, çoğu şirket, şirket içi yazışmalar için farklı yazışma tekniklerini uygulamaktadırlar. Ancak, kafalardaki paylaşım duvarlarını yıkmadan, hiçbir araç iletişim konusunda başarılı olamamaktadır.
Bir tekstil işletmesinde, gelen siparişe göre yapılan uygulamaların tam ortasında, müşteriden gelen yeni kritiklerin hemen görüşülmesi ve gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir. Hantal bir yapı, bu hareketin hızına yetişemeyecektir. Bu da, firmaya reklamasyon olarak ceza kesilmesi ve kimi zaman da zararına iş yapma durumunu oluşturacaktır. Firma, hedeflediği karlılık oranlarını yakalayamadığında ise, iş işten geçmiş olacaktır. Halbuki, iletişim kanallarının açık, alınan veri ve bilgilerin hızlı ve doğru şekilde paylaşıldığı üretim organizasyonlarında, esnek üretim prensibi rahatlıkla uygulanabilmektedir. Üretim kapasitesi tamamına yakın kullanılır, kaliteden ödün verilmez ve müşteri tarafından geri dönüşler de daha iyi şekilde olur. Üretimin devamlılığı, kulaktan kulağa yöntemiyle firmanın müşteriler tarafından yapılan reklamı ve kanıtlanmış başarı ile, işletme adına süreklilik de yaratılmış olacaktır.
Kurum içinde, bilgi paylaşımının en iyi şekilde görüldüğü çalışma ortamlarında, genellikle açık ofis sistemi görülmektedir. Bu sistemde, duvarlar ve kapalı masaların kullanılmasından ziyade, birbirlerini rahatlıkla gören ve duyan çalışanların açık iletişim kanallarını etkin kullandıkları görülmektedir. İşte bu hareketlilik, hız ve doğrudan yöntemin hayata geçirilmesi, ilgili firmanın önünü fersah fersah açmakta ve yapının komplesinin etkinliğini artırmaktadır.
Yazar:Baran Akçok