Bilgiustam
Türkiye'nin Bilgi Sitesi

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin Yolları

0 46

Birçok ofis çalışanına bir süre sonra yaptıkları birçok işi sıkıcı ve gereksiz görünür. Bunun yanında şirketin başarısı için daha fazla müşteri adayı bulmak ve şirketi taze tutan yeni fikirler düşünmek gerekir. Bunun içinde bu sürekli tekrarlayan görevlerine harcadıkları zaman ve emeklerini boşa çıkartılması şarttır. Dolayısıyla yönetim, faturalama ve İK görevleri için zamanın boşa harcanmasının önüne geçilmelidir. Bu harika dijital çağda, ofis otomasyonu gitmenin yoludur, böylece bu zaman alıcı görevlerden kurtulabilir, işin başarılı olması için daha önemli yönlere odaklanılabilir. Otomatikleştirilebilen ofis görevleri, şu şekilde sıralanabilir;
Müşterilerin bilgilerini toplama ve düzenleme
Otomasyon, müşterileri veya potansiyel müşterileri web sitesi formları aracılığıyla bilgilerini kendilerinin girmesini sağlar. Bu bilgiler daha sonra otomatik olarak birden fazla departman tarafından erişilebilen bir veri tabanına yüklenir. Otomasyon süreci, müşterilerin çeşitli tercihlerini sunmalarına izin vererek bölümlere ayırmaya yardımcı olacak şekilde yapılandırabilir. Bu şekilde, müşteriler yalnızca kendileri için geçerli olan yazışmaları alacak, bu da pazarlama çabalarını ve sonuçlarını iyileştirecektir. Otomasyon olmadan, verileri sisteme manuel olarak girmeden önce her şeyi elle yazılması düzenlenmesi, bölümlere ayrılması ve güncellemesi gerekir.

Takvim Hatırlatıcıları

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıOfis otomasyon yazılımı, programları, randevu rezervasyonlarını ve hatırlatıcıları koordine etmek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır. Takvim karşılaştırmalarını ve telefon etiketi çalarken veya kullanılabilirlikten ödün vermek için e-posta gönderirken çalan bir müzik ayarlanabilir. Bununla bağlantılı olarak, bir satış görüşmesinden sonra bir teşekkür notu veya takip mesajı gönderme otomasyon yazılımının ile yapılabilir. Bu, ayarlanmalar yapılarak ofiste sürekli yapılması gereken bu iş otomatikleştirilebilir ve zamandan tasarruf edilebilir. ve bir anlaşma yapılmalıdır. Böylelikle sistemden, belirlenmiş bir zamanda karşılık gelmesi gereken herhangi bir hatırlatıcı veya mesaj göndermesini istediğinde, geri kalan yük omuzlardan kalkmış olur.

Otomatik İmzalar

Bir sözleşme veya sözleşme belgesinin imzalanması için ne gerektiğini düşünülmelidir. Taslağı hazırlar, postayla gönderir, imzalanmasını ümit eder ve sonra postayla geri gönderilmesini beklenir. Bu önceki dönem çalışma modeli günümüzde çok gerilerde kaldır. Docusign gibi programlarla evrak işlerini otomatikleştirebilir, böylece imzanın kendisi bile dijital olarak yapılır. Belgenin iade edilmesi için gereken süreyi kısaltmak için imzalayan kişiye otomatik olarak bir takvim hatırlatıcısı da oluşturulabilir. İnsanlar ayrıca dijital formları e-posta yoluyla imzalayıp iade etmeye, onları normal postaya koymaktan daha meyillidir.

Finans

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıOtomasyonun bu kısmı zorlaşır, çünkü özellikle parayla uğraşma söz konusu olduğunda sistemin yüksek düzeyde güvenli olmasını sağlamak istenir. Geçmişte fiyat teklifleri ayarlamak ve faturalama yapmak çok zaman ve emek gerektiriyordu. Ödemeyi almak için bekleme süresi de daha cabası. Ofis otomasyonu, daha verimli iş akışı ve daha fazla nakit akışı sağlayan dijital hatırlatıcılar, yinelenen faturalar ve otomatik ödeme tarihleriyle eksiksiz fiyat teklifleri ve faturalar oluşturur. Yalnızca alacak hesaplarını otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda borçlu hesapları da otomatikleştirmek gerekir. El yazısı çekleri ve kredi kartı ödemeleri artık çok gerilerde kaldı. Otomatik fatura ödemesi zaman kazandırır ve her zaman zamanında ödeme yapılmasını sağlayan bir plan- oluşturulmasına olanak tanır.

Yeni Çalışanları İşe almak

Yeni işe alım taraması ve işe alıştırma, manuel olarak doldurulması ve işlenmesi gereken çok fazla sayıda formla (çoğu aynı bilgileri istiyor) genel olarak daha fazla zaman alan görevlerden biridir. Yeni çalışanları işe almak da zamana duyarlıdır ve şirket genişliyorsa, yeni üyelerin yardımını beklerken başlangıç tarihlerini geciktirebilir ve şirketin verimliliğini etkileyebilir. Otomasyon, her başvuruyu okuyarak veya devam ettirerek ve uygun olmayan adayları ortadan kaldırarak potansiyel adayların ön taraması için gereken süreyi azaltabilir.
Yeni işe alımlar başladığında, otomasyon yazılımı gerekli tüm formlar boyunca temel bilgilerini dijital olarak doldurur. Bu, İK’nın, çalışanları etkileyen daha kritik konulardan bazılarına odaklanmanın yanı sıra motivasyon ve elde tutma ile ilgili politikalar üzerinde önceliklerini belirlemesine olanak tanır.

Toplantı Düzenleme

Toplantılar çok büyük zaman kaybı olabilir. On dakikalık bir toplantıyı bir saat süren bir toplantıya dönüştüren bir teğet üzerine gitmek çok da sürmez. Bunun olmasını nasıl önleyeceğime dair otomatikleştirme yapılabilir. Programları koordine etmek büyük bir güçlük olabilir. Takvim senkronizasyonu kullanılarak tamamlandığında, bu güçlük ortadan kalkar. Süreç hızlı ve sorunsuzdur. Rezervasyondan iptal etmeye, toplantıları yeniden planlamaya kadar her şey anında yapılabilir. Herhangi bir değişiklik meydana gelir gelmez herkes bilgilendirilir. İK yazılımınız Akıllı Davetler kullanıyorsa, harici katılımcılar bile herhangi bir değişiklikten haberdar edilebilir.
Hatta yazılım, rezerve edilebilir odaların ve kaynakların gerekli toplantı için ayrılması için kurulabilir ve ihtiyaç duyulan ekipmanın kullanılabilirliği etrafında toplantılar düzenleyebilir.

Toplantı Hatırlatıcıları Gönderme

Bir toplantı haftalar hatta aylar önceden rezerve edildiğinde, onu unutmak kolaydır. Bu yüzden takvime randevu eklemek çok önemlidir. Çift rezervasyonları önler ve tüm randevuları tek bir yerde toplanacağı anlamına gelir. Toplantı anımsatıcılarını ayarlamak, trafik olduğunda bile geç kalınmayacağı demektir. Apple Takvim gibi takvim hizmetleri, size bildirim bırakma zamanı gönderirken trafiği etkileyebilir.

Rezervasyon İptali

Ofiste Tekrarlayan İşleri Otomatikleştirmenin YollarıHerkes boş zamanı sever. Rezervasyon, sorunsuz bir süreç olmalıdır. Ayrıca izinleri olan personelin iş arkadaşlarına ofis dışında olduklarında bildirimde bulunmaları da kolay olmalıdır. Eşitleme yönetim yazılımı karşılığını zamanı çalışanların takvimlerine kapalı çapraz referans ve ne zaman yöneticilerin izin verir. Bu, onların daha bilinçli kararlar almalarına yardımcı olur ve ihtiyaç duyulması halinde her zaman etrafta birinin olmasını sağlar.

Malzeme Listesi

Şirketlerde mürekkep kartuşlarından küçük kırtasiye malzemelerine kadar birçok ekipman kullanılmaktadır: Modern teknoloji ile gerekli malzemelerin tespit edilmesi ve siparişlerinin verilmesi artık çok daha kolay. Yazıcılar, tedarikçilere bağlanabilir ve mürekkep veya toner bitmek üzereyken otomatik olarak yeni ekipman sipariş edebilir. Kalemler ve defterler gibi diğer sarf malzemeleri, ofis çevresinde her zaman yedeklerinin bulunması için abonelik olarak ayarlanabilir.
Günümüz ofis çalışanları ofis otomasyonunun olduğu bir zamanda yaşadıkları için çok şanslılar. Bu teknolojiyi hafife almak kolaydır, ancak hayatı ne kadar kolaylaştırdığını düşünmek önemini anlamada yeterlidir. Küçük işletmenin bir veya daha fazla çalışanı olması fark etmez, otomasyon süreci oyunun kurallarını değiştirir. Otomasyon programlarını zaman kazandırmak için çok sayıda iş görevini otomatikleştirerek, otomasyon verimlilik yaratır, para tasarrufu sağlar, çalışanların daha zorlu görevlerle becerilerini geliştirmelerine yardımcı olur, stresi azaltır ve üretimi artırır.

Kaynakça:
https://www.cronofy.com/blog/automate-office-tasks/
https://memory.ai/timely-blog/how-to-automate-unproductive-work

Yazar: Özlem Güvenç Ağaoğlu

Cevap bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Bu web sitesi deneyiminizi geliştirmek için çerezleri kullanır. Bununla iyi olduğunuzu varsayacağız, ancak isterseniz vazgeçebilirsiniz. Kabul etmek Mesajları Oku