Sistemler ve modellerini kurma amaçlı yönetim açılım ve oluşumlarına sistem yaklaşımı denir. Çağdaş yönetim ve organizasyonlar, sistem yaklaşımından esinlenerek geliştirilip kurulmaktadır. Sistem kavramının kullanılmadığı yönetim ve organizasyon kalmamıştır. Sistem kavramı, yönetim alanından çok önce, başka bilimlerde kullanılmıştır. Günümüz yönetim ve organizasyon biliminde kullanılan sistem, biyolog Von Bertalanffy’nin 1920’li yıllarda bulduğu “genel sistem kuramı” kaynaklıdır.
Sistem, yapı ve işleyişi tanımlı tüm yapılardır. Yapay oluşumların yapı ve işleyişlerini tasarımcılar belirler. Tasarımcılar, belirli bir amaç için, çeşitli öğeleri bir araya getirerek yapı kurarlar. Bir araya getirilen öğeler arasında, amaca yönelik ilişkilerle, yapıya işlerlik kazandırılır.
İşletme yönetim sistemi, tüketicilerin gereksinimlerini karşılayarak kazanç sağlama amaçlı çeşitli öğeler arasında ilişkiler kurularak kurulur.
SİSTEMLER ETKİLEŞİMİ
Genel sistem kuramına göre, sistemler çok karmaşık yapı ve işleyişlerle kurulur. Her sistem, yakın çevresiyle direkt, uzak çevresiyle ise endirekt etkileşir. Sistemler, birbirleriyle ilişkili birimlerle kurulur. Bu birimler, birbirleriyle sistem amacına uygun bağlanarak işlev görürler. Dolayısıyla birimler, birbirlerinden bağımsız açıklanamazlar. Birimlerin yapı ve işleyişleri, birbirlerinin yapı ve işleyişlerinden mutlaka etkilenirler.
Genel sistem kuramı, evreni birbiriyle etkileşimli alt sistemler kabul eder. Dolayısıyla, tüm bilimlerin bulgularını kullanarak tümleşik yapı ve işleyişi açıklamaya çalışır.
SİSTEMLERİN BAZI BELİRGİN ÖZELLİKLERİ
Sistem kavramı, çeşitli kaynaklarda farklı açıklanmaktadır. Ortak vurgular;
Sistemin alt birimleri vardır.
Sistem birimleri arasında ilişkiler vardır.
Sistemin bir amacı vardır.
Sistemin bir büyüklüğü vardır.
Sistemin iç ve dış çevresi vardır ve bu çevreleriyle etkileşir.
Sistemin girdileri, işleyişi, çıktıları, dengesi ve kontrolü vardır.
Sistem anlamlı bir bütündür.
Yani sistem, belirli çevrede, belirli amaçla çeşitli birimlerin ve birimler arası etkileşimlerinin kurduğu, doğal veya yapay yapı ve işleyişler bütünüdür.
SİSTEMLERİN SINIFLANDIRILMASI
1-Doğal ve Yapay Sistemler: Büyüklük, amaç, yapı ve işleyişini insanların belirlemediği sistemlere doğal sistem denir. Evren, güneş sistemi, toprak, her türlü canlı varlıklar doğal sistemlerdir. Bunların yapı ve işleyişleri bilimsel yöntemlerle anlaşılabilir. Doğal sistemler kusursuz yapı ve işleyişlidirler.
Büyüklük, amaç, yapı ve işleyişlerini insanların tasarladığı sistemlere ise yapay sistem denir. Bunlar da doğal sistemlerden esinlenerek geliştirilip kurulurlar. Yapay sistem tasarımında doğal sistemlerdeki ideallik hedeflenir. Yapay sistemler sürekli geliştirilerek, bu hedefe daha fazla yaklaşılmaya çalışılır. Ancak hiçbir zaman tam ulaşılamaz.
2-Açık ve Kapalı Sistemler: Çevrelerinden direkt etkilenen sistemlere açık sistem denir. Canlılar ve kuruluşlar açık sistemlerdir. Açık sistemlerin başlıca özellikleri;
Büyüyebilirler.
Dışarıdan girdi alıp dışarıya çıktı verirler.
Kendilerini koruyabilirler.
Çevreleriyle etkileşirler.
Başka sistemlerin alt veya üst sistemleridirler.
Çevrelelerinden etkilenmeyen sistemlere ise kapalı sistem denir. Makineler buna örnektir. Aslında bunlar da tamamen kapalı olamazlar. Hiçbir sistemin çevreyle etkileşimi hiçbir zaman sıfır olmaz.
3-Üst ve Alt Sistemler: Evrende birbirinden %100 bağımsız hiçbir sistem yoktur. Her sistem, birbiriyle direkt veya endirekt etkileşimdedir. Yani sistemler birbirlerinin üst veya alt sistemleridir. Üst sistemler alt sistemleri kontrol ederler. Alt sistemin üst sisteme uymaması üst sistemin işleyişini tehlikeye sokar.
SİSTEM ÖĞELERİNİN UYUMLU İŞLEYİŞ DEĞERİ (SİNERJİ)
Sinerji, sistemden, sistem öğelerinin toplam değerinden daha fazla değer elde etmektir. İşletme çıktılarının değerinin girdilerin toplam değerinden fazla olması beklenir. İşletme böyle kâr eder. Aksi takdirde sıfır veya zarar olur. Bunun için işletme amaçları doğrultusunda çalışılmalıdır.
SİSTEM ÇEVRESİ
Açık sistemler mutlaka çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmalı ve karşılıklı çıkara dayalı etkileşmelidir.
İşletme personelleri, işletmede kullanılan teknoloji, ortaklar, tüketiciler, rakipler işletmenin yakın çevresini meydana getirir. İşletme yakın çevresinden direkt olumlu veya olumsuz etkilenir. Ekonomi, devlet, bilgi ağı vb. ise işletmenin dış çevresini meydana getirir.
İşletme mutlaka, çevrelerinin yapı ve işleyişini çok iyi tanımalı, buralardaki değişiklikleri yakından takip etmelidir. İşletmenin iç ve dış çevreleri, işletmeye fırsatlar sunar veya işletmeyi tehlikeye sokar. Bunun için de mutlaka iç çevresini analiz etmeli, avantajlarını sürdürürken dezavantajlarını avantaja çevirmeye çalışmalıdır. Böylece, dış çevre kaynaklı tehlikelere karşı tedbir almış, fırsatlardan yararlanabilmiş olur.
Her sistemin, çevreleriyle belirlenen bir büyüklüğü vardır. Sistemin büyüklüğü gücünü gösterir. Kapalı sistemler hep aynı kalırken, açık sistemler çeşitli yöntemlerle büyüyüp güçlenebilirler.
İşletmeler büyümek isterler. Çünkü büyük işletmeler, küçük işletmelerin pazarlarına saldırarak onları tehlikeye sokarlar.
SİSTEMLERİN BOZULMASI (ENTROPİ)
Sistem bozulma eğilim veya kanununa entropi denir. Tüm sistemler, işleme başlangıcından itibaren bozulma sürecine girer. Bu, genel bir kanundur.
Entropiye karşı, olumsuz entropi uygulanmaya çalışılır. Yoksa zamanla sistem tamamen bozulur.
Kapalı sistemlerde entropi eğilimi çok güçlüdür. Açık sistemlerde, bozulan denge yenilenerek, sistem ömrü uzatılabilir.
İşletmelerde entropi, gereken bilgileri iç ve dış çevrelerden alamama, tüketici gereksinimlerini karşılayamama, gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanır. Olumsuz entropi uygulanmazsa işletme gitgide çöker.
ÜRETİM YÖNETİMİNDE GENEL SİSTEM KURAMINI KULLANMA
Her sistemin değişkenleri ve değişmezleri vardır. Sistemin iç çevresi kaynaklı etmenlere değişken, dış çevresi kaynaklı etmenlere ise değişmez denir.
İşletme yönetimi, iç çevredeki tüm öğeleri kontrol edebilir, yapı ve işleyişlerini değiştirebilir. Ancak, dış çevrenin yapı ve işleyişine müdahale edemez.
Kapalı sistemlerin değişmezleri yoktur. Çünkü dış çevreye duyarsızdırlar. Açık sistemler ise değişkenlerini değişmezlerine göre yapılandırıp işletirler.
İşletmelerin değişen çevre koşullarına uyum sağlamaya çalışmalarına dinamik denge denir.
İşletmeler, dışarıdan girdi alan, girdileri işleyerek çıktıya çeviren yapay sistemlerdir. Girdi, dönüşüm süreci, çıktı ve geribildirim alt sistemleri tek başlarına anlam ifade etmezler. İşletme, sinerji etkisiyle, bunların uyumlu işlemeleri sonucu artı fark kazanan bütündür.
Çevre-işletme arası bilgi akışı, çağdaş bilgi teknolojisi ve yönetim bilgi sistemi temellidir.
İşletme yönetiminde sistem yaklaşımı, işletme birimlerinin sinerjisini gerektirir.
Geleneksel ve davranışsal üretim yönetimi kuramları, işletme sistemini bütün kabul etmemiş, alt sistemlerin bazılarına ağırlık vermiştir. Sistem yaklaşımı ise, işletme alt sistemlerinin birbirlerine duyarlılığını ölçmeyi önermiştir. Böylece sinerji ölçülerek kolay karar verilir.
Önceki tüm yaklaşımlar sistem yaklaşımına katkı sağlamıştır. Üretim yönetimi yaklaşımları, üretim yönetimi biliminin gelişimini gösterir. Sistem yaklaşımı, üretim yönetimine çok katkı sağlamıştır.
Sistem yaklaşımının işletme yönetimine faydaları;
İşletme alt birimleri ve birim yöneticilerine yalnızca kendi amaçlarını maksimize ettirmeyip işletmenin kar maksimizasyonunu göstermiştir.
İşletme yönetiminde karar alırken, iç ve dış çevre koşulların auyulmasını sağlamıştır.
İşletme yöneticilerine, değişken ve değişmezlerin meydana getirdiği tümleşik karar modeli sunmuştur.
İşletme yöneticilerine, işletme kuruluş ve işleyiş aşamasında alt ve üst sistemler arasında uyum zorunluluğunu göstermiştir.
İşletme alt sistemlerinin işlevinin, genel işletme amacına katkı olarak göstermiştir.
İşletme yönetimine sinerjiyi eklemiştir.
İşletmede fiziki, mali ve bilgi akımının birbirine destek gereğini belirtmiştir.
İşletme yöneticileri, çevresel değişikliklere uyum için, yönettikleri sistemde köklü değişikliklere yönlendirmiştir.
Sistem yaklaşımı, başarı konusunda neden-sonuç ilişkileri kurmuş, nasıl ve neden sorularına cevaplar vermiştir.
Sistem yaklaşımı, işletmeyi etkileyen tüm değişken ve değişmezleri aynı anda görmeyi sağlamıştır.
DURUMSAL ÜRETİM YÖNETİMİ
Üretim yönetiminde her an yeni yapı ve işleyişler çıkabilir. Sistem yaklaşımının üretim yönetimine uyarlanmışına durumsal üretim yönetimi denir. Üretim yönetiminde en iyi tarz, ilke, kuram yoktur. En iyi, içinde bulunulan duruma bağlıdır. Durumsallık yaklaşımı, üretim yönetimini evrensel kabul etmemektedir. Yönetim tarzını duruma bağlar. Durumsallık yaklaşımı, önceki yönetim kuramlarının sentezidir. Çeşitli durumlara göre gerektiğinde diğer yönetim yaklaşımlarını bağımsız veya tümleşik kullanılmasıdır.
Durumsallık yaklaşımı, organizasyon yapısı, üretim teknolojisi ve üretim çevresiyle ilgilenmiştir. Durumsal üretim yönetimine göre, işletmede kullanılan teknoloji işletme yapısını ve örgütsel başarısını etkiler. Bazı çevresel koşullarda, bazı mekanik yapılar ve örgüt yapıları başarıyı arttırırken, bazı koşullar başarıyı düşürebilir. Durumsal üretim yönetimi, üretimde nedensellik ilişkisi, üretim sistemi başarısı, bağımlı değişken, çoklu belirsizlik, planlı değişim, güç kaynakları, örgütsel değişim zamanlama konularını içerir.
Kaynakça:
Anadolu Üniversitesi – Genel İşletme – Haziran 2008
Yazar: Halil İbrahim Arik