Küçük gruplar eğlenmek, eğitim, tedavi, görev için bir araya gelmiş topluluklardır. Bunlardan görev amaçlı gruplar sorun çözmek, neden bulmak, fikir üretmek amacıyla bir araya gelmiş iş, kurul, kulüp hayır kurumu toplantılarıdır. Bu grubun amacı grubun sorununu çözmektir. Görev grupları resmi bir yapıya sahip olması sebebiyle arkadaş gruplarından ayrılır. Görev grubunda liderler ve üyeler olmak üzere iki rol vardır.
Üyeler, girişimciler ve tepkicilerdir. Girişimciler ilk konuşan olup paylaşımlarıyla tartışma başlatır. Tepkiciler ise, dinle ve duyduklarını özetleyip karşılık verir. Her iki rolde grup süreci için önemlidir. Üyelerin çoğunluğunun girişimcilerden oluşması kavgacı, bölünmüş, başa çıkılamaz bir duruma sürüklerken, tepkicilerin çoğunluk olması ise kibar, sıkıcı, karar veremeyecek kadar çelişkili durumları meydana getirebilir. Liderler, ilkeleri belirleyen, yönetici, grubun dışındaki temsilcidir.
Etkili Görev Grubu Oluşturmanın Kuralları
1. Grubun amacını belirleyin: Grup toplanmadan önce grubun amacını net bir şekilde belirleyin. Amaç, birini işten çıkartmak mı? Satış miktarını artırmak mı? Yeni eleman almak mı? Önceden toplamanız gereken verileri toplayın. Sorunun tanımlanması grubun vaktini etkili kullanmanızı sağlar. Amaç bir sorunu çözmekse sorunun ne olduğunu belirlemelisiniz.
2. Kendi görüşlerinizi bilin: Diğer üyeleri dinlemeden önce kendi görüşlerinizi belirleyin. Gerçekten ne düşünüyorsunuz? Birine ceza vermek mi, yeni birini işe almak mı? Kendi düşüncelerinizi bilmek sizi toplantılarda görüşü olmayanların önüne geçirecek ve toplantının kontrolünü saplamanızı kolaylaştıracaktır.
3. Dinleyin: İlk iki aşamadan eminseniz başkalarını rahatlıkla dinlemeye vaktiniz olur. Sizinle aynı görüşü paylaşan var mı? Çatışan fikirleri aynı noktada nasıl birleştirebilirsiniz? Üyeler çözümün nasıl olmasını istiyorlar? Her üyenin gruptan ne istediğini anlamaya çalışın. Engelleyicileri ayırt etmeye başlayacaksınız. Onlar espri yapan, kontrolü ele geçirmeye çalışan, hikâye anlatan, fark edilmek isteyen, kavga çıkarmaya çalışan kişilerdir.
4. Katılın: Görüşlerinizin bilinmesini sağlayın ve kendi fikrinizi ortaya koyun. Grubun amacına uygun fikirlerinizi sunun. Öfke, mutsuzluk, hayal kırıklığı gibi duygularınızı paylaşabildiğiniz gibi beğendiğiniz noktaları da paylaşabilirsiniz. Bunları daha önce belirlediyseniz katılımınız belirgin, kısa ve özlü olur. Fikirler farkı ve çatışıyorsa iyi olanı belirlemeye çalışın.
5. Soğukkanlılığınızı koruyun: Görev gruplarında kendiniz olmak güç hale gelebilir. Kendinizi ifade şekliniz görevinize uygun olmalıdır. Grup içi uyumu korumak için sevmediğiniz insanlara katlanmak, can sıkıcı olaylara maruz kalmak ve hatalara göz yummak zorunda kalabilirsiniz. Bu sebeple duygularınızı kontrol altına almalı ve kendinize hâkim olmalısınız.
Yazar: Şeyda Albayrak