Önceliklendirme; ikilemlerinden kurtulmanın ve hayatı dengede tutmanın kolay bir yoludur. Bu konuda zaman bütçe dengesini korumak ise hayatı dengede tutmak için her gün kullanabilir pratik bir yöntemdir. Üst düzey sorumluluk alanları veya ana hedefler ile gerçekçi görevler ve dış talepler dünyası arasındaki boşluğu kapatır. Ek olarak, zaman bütçesi aynı zamanda odaklanma eksikliği, erteleme ve mükemmeliyetçilik gibi birçok üretkenlik katili faktör ile etkili bir şekilde başa çıkmaya yardımcı olur.
İhmal Temelli Önceliklendirme
Bireysel olarak hangisi daha önemli: sağlık mı yoksa aile mi? sorusu düşünülmelidir. Bu soru bir anlam ifade etmeyebilir, ancak hem sağlığın hem de ailenin önemli olduğunu ve her ikisinin de ilgiye ihtiyacı olduğu bilinen bir gerçektir. Her zaman ki önceliklendirme kavramı bir şeyi diğerine tercih etme, burada pek bir anlam ifade etmez. Her ikisinde de dikkat edilmesi gerektiği açıktır ve bu hayatın tüm kilit alanlarında böyledir.
Ama esas soru burada yatmaktadır: Sağlık ve aile arasında doğru dürüst bir seçim yapılmasa da herhangi bir anda onların somut eşdeğerleri olan örneğin spor salonuna gitmek veya anneni aramak arasında seçim yapılması gerekebilir. Bu üst düzey alanlar ayrı görevlere ayrıldığında, gerçekte ne ile ilgili olduklarını unutmak ve sonuç olarak kötü önceliklendirme kararları vermek çok kolaydır.
Bu kararları vermenin en kolay ve ne yazık ki en yaygın yolu, ihmale dayalı önceliklendirme denilen şeydir. Bilinçsizce hayatın bir yönüne, örneğin işe çok fazla odaklanarak tüm zaman ona ayrılmaya başlanır. Bir süre sonra başka bir alanı, örneğin ailenin ihmal edildiği farkına varılır. Biraz harekete geçildiğinde ve sonra aile meseleleri tekrar rayına oturtulabilir. Bunu yaparken hayatın başka birçok alanı daha ihmal edilebilir ve sonra o bölge ele alınabilir.
Bu döngüdeki sorun, her zaman reaktif modda olmaktan kaynaklanır ve çoğu alanda her zaman geride kalınır. Herkes hayatında bir dereceye kadar ihmal temelli önceliklendirme kullanılır, ancak çok daha iyi bir stratejinin yerini almak mümkündür, oda zaman bütçesidir.
Zaman Bütçesi
İhmal temelli önceliklendirme ile mücadele etmek ve daha iyi bir yaşam dengesi elde etmek için en iyi yöntem, bir zaman bütçesi oluşturmaktır. Bir zaman bütçesi belirlemek, kişi için önemli olan şeyler için proaktif olarak zaman payları ayırmak anlamına gelir. Finansal bütçeye benzer şekilde, önemli yaşam alanlarının her birine yatırım yapmak için ideal süre tanımlanır ve ayrılan süre boyunca bu bütçeye sadık kalınır, tıpkı normal bir mali bütçede olduğu gibi, faydaları çoktur. Bir bütçeyi takip etmek, kişi için en önemli olan şeylere zaman ayırmaya yardımcı olduğu için, kritik olmayan faaliyetler için zaman kaybetmeyi engeller. Ve bu kesin zamanı nasıl harcandığı hakkında birçok fikir edinilebilir, fakat bundan çok daha fazlası vardır.
Zaman bütçesi, göründüğü kadar basit ve herhangi bir anda, zamanın nasıl harcanması gerektiğine ilişkin üst düzey kararlar için kolay ve pratik bir kılavuzdur. Bu kişiye huzur verir ve herhangi bir ayrılan süre zarfında göreve odaklanılması için zihinsel enerjiyi serbest bırakır.
Zaman Bütçesi Nasıl Oluşturulur?
Bir zaman bütçesi hazırlamanın bazı adımları vardır ve bu adımlar zaman bütçelemeyi bu kadar güçlü kılan birçok nüansını da anlamaya yardımcı olur. Zaman bütçesi oluşturmanın bazı adımları aşağıdaki gibidir:
Ana sonuç alanları belirlemek
Görevler bir dakikalığına unutulmalı ve bunun yerine hayatı üst düzey bölümlerine odaklanılmalıdır. Bunlar büyük hedefler, sorumluluk alanları veya büyük roller olabilir ve kişiye en uygun olanı bulunmalıdır. Bunları hayatın büyük alanları olarak düşünüldüğünde düzenli olarak dikkat çekmesi gereken alanlar vardır. Kişi bu konuda istediği kadar geniş veya spesifik olsun beyin fırtınası yapıp bu alanları listelemelidir. Örneğin, okuma, sosyalleşme, egzersiz yapma ve kişinin kendini tanıma gibi önemli yapılandırılmış etkinlik kategorileri olabilir.
Her alan için zaman ayırmak
Ana sonuç alanları belirlendiğinde, bu alanların her birine zaman ayrılması gerekir. Bu elbette çok kişisel bir karardır, ancak kişiye yardımcı olabilecek bazı ipuçları vardır. Bu ipuçları aşağıdaki gibidir:
• Mevcut görevlere (fazla) dikkat edilmelidir: Bütçelemenin, zamanı ideal olduğu düşünülen bir şekilde tahsis etmek anlamına geldiği unutulmamalıdır. Elbette, beklenmedik durumlar ve diğer öngörülemeyen durumlar için ekstra zaman eklemek gerekir, ancak bunların geçici olduğu düşünülmelidir. Uzun vadeli düşünülmeli ve kişi kendisini mevcut baskılardan olabildiğince soyutlamalıdır.
• Toplam bütçelenmiş zamanında muhafazakâr olunmalıdır: Kaçınılmaz dış talepleri ve ortaya çıkan rastgele görevleri asla tahmin edilemediği için, mevcut tüm zamanı asla bütçe ayrılmamalıdır. Kullanılabilir zamanın %50’sini bütçelemek iyi bir başlangıçtır, başlangıçta daha da tutucu olabilir ve süreçle birlikte daha fazla güven kazandıkça bunu ayarlamak mümkündür.
• Zaman bütçesi için kısa bir zaman kullanılmalıdır: Zaman bütçelemenin işe yaraması isteniyorsa, bütçeyi düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Bunu pratik hale getirmek için, bütçeyle ne durumda olduğunu değerlendirmek için fazla beklenmemelidir. Bir hafta, genel olarak planlama ve gözden geçirme için harika bir zaman dilimidir ve bu aynı zamanda zaman bütçesi için de geçerlidir.
Zaman harcaması ve takip edilmesi
Herhangi bir bütçede olduğu gibi, planlanan şeye mümkün olduğunca yaklaştığından emin olmak için harcamaların izlenmesi gerekir. Kullanabilecek birçok aracın yanı sıra zamanı takip etmenin birçok yolu vardır. Zaman bütçelemenin en önemli noktası olarak düşünüldüğünde, zaman bütçelemenin etkinliğini önemli ölçüde artıran eylemdir. Madem zaman zaten bütçelere ayrılıyor, o zaman belirlenen zaman için bir nevi zaman kutusu kullanmalıdır.
Zaman kutusu, bilinen en iyi bağımsız üretkenlik tekniğidir. Ancak, zaman bütçelemeye yardımcı olarak kullanıldığında, gerçekten her iki dünyanın da en iyisine sahip olunur: yüksek düzeyde yaşam dengesi kurulur ve düşük düzeyde olan üretkenlik artar.
Zamanı, örneğin her biri birer saatlik ayrı birimlere bölerek yönetmek zamanı takip etmeyi de kolaylaştırır. Çalışma süresini izlemek yerine, tamamlanan zaman kutularının sayısı izlenir. Bundan daha da önemlisi, diğerlerinin yanı sıra ertelemenin üstesinden gelme, mükemmeliyetçiliği fethetme ve artan odaklanma gibi tüm zamanlar yayılan faydaları da görülebilir.
Harcamalar gözden geçirilmesi 
Gerçek zaman harcaması bütçede tanımladığının %100’ü ile eşleşmez ancak sorun bu değildir. Zamanı takip etmek kadar önemli olan, ilerlemeyi gözden geçirmek ve bütçeyi buna göre ayarlamaktır. Öncelikler değiştikçe, kişinin kendisi ve zamanını nasıl harcadığı hakkında daha fazla bilgi edindikçe, içinde çalıştığı sistemi dinamik ve esnek tutar.
David Allen’ın İşleri Bitirme sisteminde olduğu gibi, bir tür haftalık inceleme yapıldığında, bu bütçeyi de gözden geçirmek için mükemmel bir fırsattır. Geçen haftanın performansını değerlendirilirken ve gelecek haftanın bütçesini oluşturulurken veya güncellerken göz önünde bulundurulması gereken bazı sorular sorulmalıdır. Kişinin kendisine sorması gereken sorulara örnekler aşağıdaki gibidir:
• Belirli bir kategoride fazla veya az zaman harcandı mı?
• Bütçe için genel olarak çok fazla zaman ayrıldı mı?
• Her bir alana ayrılan süre hakkında düşünceler nedir?
• Kişinin hayatı dengeli bir şekilde devam ediyor mu?
• Başlangıçta gözden kaçırılan önemli sonuç alanları var mı?
Çözüm
Zamanı bütçeleyerek, yaşam alanındaki bir kriz üzerinde etkili sonuçlar yaratmasını beklemek yerine, yaşam dengesini değerlendirmek ve buna göre ayarlamak için nesnel bir çerçeveye sahip olmak mümkündür. Bu üst düzey önceliklendirmeyi günlük hayata sorunsuz bir şekilde entegre etmenin şu ana kadar bulunan en iyi yolu budur.
Kaynakça:
themuse.com/advice/how-to-reclaim-more-than- each-week
researchgate.net/publication/Time_Budgets_and_Time_Use
Yazar: Özlem Güvenç Ağaoğlu