Evden çalışmak herkesin hayalini kurduğu bir çalışma şeklidir. Evde çalışmanın en cazip yanlarından biri kendi belirlediğin saatlerde çalışabilmenin, istediğin zaman istediğini yapma özgürlüğünün tadını çıkarabilmenin yanında serbest kıyafetle çalışma şansını yakalamaktır. Bütün bunların yanında evde çalışma başarısını etkileyen ses ve davetsiz misafirler gibi dikkat dağıtıcı faktörlerinde olduğu unutulmamalıdır. Evden çalışırken daha üretken olabilmek için bazı basit yolları gözden geçirmek işe yarayabilir. İşte evde çalışanlar için üretkenliklerini artıracak açıklamalar ve birkaç ipucu:
Üretken Bir Ev Ofisinin Önemi
Projelerini evde hazırlayarak kariyerine ev rahatladığında devam etmek isteyenler için evde çalışmak inanılmaz bir deneyim olabilir. Ancak bu, herkesin düşündüğü kadar kolay ve eğlenceli olduğu anlamına gelmez çünkü evden çalışabilmek çok disiplinli olmayı gerektirir. Sürekli olarak ortaya çıkan dikkat dağıtıcı faktörler, günlük işler işe odaklanmayı üretken kalmayı epey zorlaştırır. Evden çalışmak herkes için farklı bir durumdur çünkü iş verimini artırmak için birine yarayan çözüm noktası diğeri için geçerli olmayabilir.
Çalışma masasının düzeni için illa dünyanın en düzenli kişisi olmak gerekmez. Bazıları ev ofisinde her zaman masanın üzerine dağılmış kitap, eskiz, not ve harici sabit disk dağınıklığı ile bir çalışma ortamında çalışmayı seçmektedir. Bazıları içinse bu durum tam bir kaos ve kabus gibi görünebilir. Ancak unutulmamalıdır ki birine kâbus gibi görünen ortam diğeri için en verimli olduğu ortam olabilir. Örnek olarak Albert Einstein’ı almak gerekirse darmadağınık bir çalışma alanında başarılı olunabilir.
İşte tüm bu açıklamalardan yola çıkarak kişinin kendisini üretken yapan ortamın ne olduğunu kendisi bulması önemlidir. Burada doğru ya da yanlış cevap yoktur. Ancak, kişiyi verimli kılacak en iyi yöntemi bulmak için çalışmaya değerdir. Bunu göz önünde bulundurarak, kişi hangi tarzı seçerse seçsin evden çalışırken üretken kılabilecek farklı yöntemlerden bazıları şu şekildedir:
1. Çalışma ve kişisel alanı ayrı tutmak: Evde kendi çalışma alanını ve kişisel alanını aynı tutmak bazı durumlarda kısır bir döngü olabilir. Çalışma alanı ile kişisel alanı karıştırmak, üretkenlikte doğru bir seçim olmayabilir. Tabii ki, sevilen bir programı çalışırken izleyebilme fikri, çoğu kişiye cazip gelse bile verimliliği büyük ölçüde azaltır. Ve çalışma ve kişisel alanın birbirine karıştığında ikisinden birine zaman ayırmak zor olabilir. Kötü bir zaman geçirildiğinde o durumu iş yerinde bırakmak zorken bu durum evde çalışanlar için daha da zordur. Yapılan profesyonel bir çalışma da dikkat dağıtan faktörler tespit edilmiştir Bu faktörlerden ilk beşi şu şekildedir:
• Dikkat çekmek isteyen çocuklar
• Uygun ofis ekipmanına erişememek
• Ev işlerini tamamlama arzusu
• İş yaparken TV izlemenin cazibesi
• Uygun çalışma alanı eksikliği
Bu dikkat dağıtıcı faktörler üzerinde birkaç noktaya dikkat edilerek verimliliği artırmak mümkündür. Mesela çalışma alanı ile kişisel eğlence alanı arasında fiziksel veya zihinsel olarak farklı bir sınır oluşturulabilir. Günün belirli zaman aralıklarını çalışma saatlerine ayrılması hatta dikkat dağıtıcılardan bu saatlerde uzak kalmayı prensip haline getirmek iş verimini artırmada faydalı olabilir. İlk başta bu alanı oluşturmak zor olabilir ama denemeye değerdir. Eğer kişinin fırsatı varsa, küçük bir odayı çalışma odası olarak düzenleyebilir. Şayet buna imkânı yoksa paravan bölmelerle iş alanını ayırarak da ayrı iş alanı oluşturması mümkündür.
2. Zaman kazanmak için dağınıklığı organize etmeyi denemek: Dağınıklığı seven kişiler için, bu dağınıklığı organize etmek verimi artırabilir. Masanın üzerinde olan kitaplar, notlar, defterler, kalemler, yanında bilgisayar masa üstündeki eski ekran görüntüleri, sözcük belgeleri daha pek çok şey dağınıklık yanında zihin karışıklığına da sebep olabilir. Çalışan kişi tarafından neyin nerede olduğu bilinse bile dağınıklık zaman harcamaya sebep olan faktörlerdendir. İşte dağınıklığı organize etmek için birkaç fikir:
• Not ve kâğıtların toparlandığı kâğıt tasfiye kutusu bulundurulmalıdır. Herhangi makbuz, not, kâğıtlar bu kutuda toplanırsa aranılan kâğıtların nerede bulunması gerektiği bilinir.
• Kalemler ve masadaki her türlü alet için bir kalemlik bulundurulabilir.
• Haftalık olarak masaüstü temizliği yapmak prensip haline getirilmelidir. Dikkat dağıtıcı ya da artık kullanılmayan dosyalar silinmesi ve bilgisayarın çöp kutusunun boşaltılması iş verimini artırabilir.
• Minik çöp kutusu ya da çöp öğütücü bulundurulabilir.
3. Rutin oluşturmak: Kişiler için günü pijamalarla, kahve içerek ve abur cubur yiyerek geçirmek cazip gelebilir ancak akıl ya da beden sağlığı için pekte sağlıklı bir davranış biçimi değildir. Erken kalkmak, pijama harici rahat bir şeyler giymek, dışarıya çıkıyormuş ya da toplantıya gidiyormuş gibi hazırlanmak kişiyi, ofiste çalışıyormuş gibi rutin bir şekilde 
hazırlanmak kişiyi motive eden en önemli etmenlerden biridir. Yapılan bir deneyde, ne tür bir kıyafetin daha yüksek bir verimlilik düzeyi sağladığına dair çalışmalar yapılmıştır. Çıkan sonuca göre giysiler semboliktir ve kişinin kendini nasıl hissettiğini büyük ölçüde etkilemektedir ve kişiler kendileriyle ilgili hissettiklerini sağlamlaştıran nesnelerle çevrelenmeye meyillidirler. Giysiler kesinlikle bu kuralın istisnası değildir.
Kişi görünüşüne daha fazla zaman ayırdığında daha fazla dışarı çıkmaya motive olur. Bu, özellikle bir ağ etkinliğinde veya bir partide olduğu gibi, daha fazla kişiyle etkileşime girmeyi sağlarken, kişinin daha üretken olmasında yardımcı olur. Çalışmayı sonlandırdıktan sonra kıyafetleri değiştirmek iş ve kişisel yaşamın bölümlere ayrılabilmesinde faydalı olmaktadır. Tabii bunun yanında kişi pijamaları ile daha verimli ve başarılı oluyorsa elbette onlarla çalışabilir.
4. Ergonomik ve güzel mobilyalara yatırım yapmak: Evde çalışma ortamında mola için birkaç kez kalkılsa da, ancak işe motive olduktan sonra saatlerce masadan kalkılmaz. Bu nedenle ev çalışma ortamı için ergonomik mobilyalara yatırım yapmak önemlidir. Verimlilik ve sağlık; zayıf bir çalışma alanı tarafından engellenmemesi gerekir. Eğer kişinin buna imkânı yoksa ergonomik bir sandalye veya ayaklı bir masa temin edilebilir. Çalışırken birkaç saat ayakta durmak sırtın ağrımasını engelleyecek ve daha üretken olunmasını sağlayacaktır. Unutulmamalıdır ki ergonomi verimliliği arttırır ve iyi duruş, daha az efor daha az hareket, daha iyi yükseklikle tasarlanmış çalışma alanı kişiyi daha verimli hale getirilebilir. Ergonomi kaliteyi arttırır ve zayıf ergonomi, elinden gelenin en iyisini yapmayan sinirli ve yorgun çalışanlara yol açar.
5. Ara sıra başka ortamlarda çalışmayı denemek: Bazı günler evden çıkarak dışarıda çalışmak iyi gelebilir ve evden çalışanlar istenilen yerde çalışma özgürlüğüne sahiplerdir. Bir ya da iki gün boyunca çalışmak için bir kütüphanede, kafe de, yeşil alanda, çalışmayı denemek fikir üretmeye yardımcı olacak ve zihni dinlendirecektir. Mümkünse, bol miktarda doğal ışık alan bir yerde çalışma denenmelidir. Yapılan bir çalışmaya göre, doğal ışığa maruz kalmanın çalışma alanı verimliliğini büyük ölçüde artırdığını belirlenmiştir.
6. Bir sonraki hafta için önceden yemekleri hazırlamak: Genellikle evden çalışılıyorsa, yemek pişirmek için iş zamanından zaman ayırmak gerekir. Ya da, şanslı olan kişi için onlar çalışırken yemeğini yapacak aileden veya ücretli yardımcı birileri bulunur. Çalışılması gerektiğinde mutfakta çok fazla zaman harcamaktan kaçınmak için pazar akşamı önceden yemek hazırlama denenebilir. Buradaki fikir, büyük miktarlarda yemekler pişirmek, bunları saklama kaplarına aktararak hafta boyunca yemek için hazırlık şeklinde olabilir. Böylece çalışma saatlerinde yemek pişirme için boşa zaman harcanmamış olur.
7. Çalışmayı ne zaman sonlandıracağını bilmek: Evden çalışanların yaptığı en belirgin hatalardan biri gece çok geç saatlere kadar çalışmaya devam etmektir. Uzun süre çalışmak, hedeflere ulaşmak için cazip gibi görünse de kendilerine ve ailelerine zaman ayırmamak zaman içinde problem teşkil edebilir. İşi ne zaman son vereceğini bilmek önemlidir. Birkaç saat televizyon izlemek, yürüyüş yapmak, aileyle ya da kendi için bir şeyler yapmak kişiyi daha sonraki yapacağı işlerde daha verimli kılarken, işe odaklanmasını da artıran bir durumdur. Bu yüzden evden çalışan kişilerin kendilerine belirli bir iş saati belirlemeleri ve o 
saat bitiminde işlerini sonlandırarak kişisel yaşamlarına geçiş yapmaları gereklidir. Her çalışma günü sonunda yapılan işin değerlendirmesi, bir sonraki günün programını ve hazırlığını yapılması iş performansını artıran en etkili faktörlerden biridir. Bir sonraki günün programı için gerekli malzemelerin hazır edilmesi de işe hızlı bir şekilde sorunsuz başlanmasına yardımcı olabilir.
Evde çalışanların iş verimini artırmak için farklı uygulamalar denemeleri mümkündür. Yeni bir çalışma şekline alışmak zor olsa da uzun vadede gerçekten işe yarayabilir. Bu uygulamalar işin verimliliğini artırırken zevkli bir iş ortamı yaratarak başarıyı da tetikler.
Kaynakça:
curiosity.com
inc.com
Yazar: Özlem Güvenç Ağaoğlu