İş Yerinde İletişim Kurarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

İnsanlar günlerinin büyük kısmını iş yerinde geçirmektedirler. Bu sebeple iş yerinde yaşanabilecek olası sıkıntılar, kişilerin özel hayatlarına da yansımakta ve çeşitli problemlere yol açabilmektedir. İş yerinde çalışanlar arasında sıklıkla görülebilen çatışmaların birçoğunun temelinde aslında kişilerin birbirleriyle doğru şekilde iletişim kuramamaları yatmaktadır. Bir başka ifadeyle, iletişim kazaları olarak adlandırabileceğimiz yanlış iletişim kurma şekilleri, iş yerinde yaşanan çatışmaların ana nedenlerinden birisidir. Bu yazıda, iş yerinde diğer çalışma arkadaşlarımızla iletişim kurarken dikkat etmemiz gereken bazı konulardan bahsedeceğiz.

Etkili iletişim kurmak, iş yerinde işlerin verimli ve problemsiz yürümesini sağlayacaktır. Ancak etkili iletişim kurmak, sanıldığı kadar kolay olmayabilir. Bunu sağlayabilmek adına bazı konulara dikkat etmek gerekmektedir. Öncelikle, iş yerinde birbirimizle iletişim kurarken hepimiz farklı amaçlarla hareket ediyor olabiliriz. Örneğin, yöneticiniz size bir e-mail atarak, yapmanız gereken bir işin bitirilmesi gereken zamanı hatırlatmak istiyor olabilir. Siz bir iş arkadaşınızla, üzerinde çalıştığınız mevcut proje ile ilgili bilgi almak için bir konuşma başlatıyor olabilirsiniz. Bu sebeple herkesin birbiriyle iletişim kurarken farklı amaçları olması normaldir. Burada insanların geneli tarafından kabul edilen yanlış bir varsayım vardır: iletişimin amacı, iletişim kurulan kişi ile ortak bir karara varmaktır. Bu kesinlikle yanlıştır ve iletişim kazalarının birçoğunun altında bu yanlış varsayım yatmaktadır. İletişim temel amacı ortak bir karara varmaktan ziyade, karşımızdakini anlamaktır. Anlamak her zaman anlatılan şeyi kabul etmek, onunla hemfikir olmak anlamına gelmemektedir. Dolayısıyla iletişim esnasında, karşımızdaki kişinin söylediklerine katılmıyor olsak bile, söylediklerini anlamalı ve anladığımızı da ona hissettirmeliyiz. Böylece olası çatışmaların önüne geçebiliriz.

Doğru iletişim kurmak için dikkat etmemiz gereken bir diğer konu ise, ağzımızdan çıkan sözcükleri dikkatli seçmektir. Yanlış anlaşılmaya müsait veya olumsuz ifadeleri kesinlikle kullanmamamız gerekmektedir. Sözcükler hepimizde farklı çağrışımlar yapabilmektedir. Örneğin “saygı” kelimesini ele alalım. Çevrenizdeki kişilere “saygı” kelimesinin kendileri için ne anlama geldiğini soracak olursanız hepsinden muhtemelen değişik cevaplar alacaksınızdır. Dolayısıyla, iş yerinde iletişim kurarken, sözcüklerimizi dikkatli seçmeliyiz, gerektiği zamanlarda kullandığımız sözcüklerle aslında neyi kastettiğimizi de açıklamalıyız. Hatta karşımızdaki kişiye, bazı sözcükler ile ilgili ne anladığını sormak da iyi bir yöntem olacaktır. Örneğin, iş yerinde bir arkadaşımız bize hoşumuza gitmeyen şakalar yapıyor olsun. Bu durumdan rahatsızlığımızı belirtmek üzere ona, “bana saygılı olur musun” demek, çok da anlamlı olmayacaktır. Muhtemelen arkadaşımız, neyden rahatsız olduğumuzu bile tam olarak anlayamayacaktır. Bu sebeple durumu açıklayan net ifadeler seçmeli ve iletişimde kullanmalıyız.

İletişimde sözcük seçiminde dikkat etmemiz diğer bir husus ise, belirsiz anlama sahip sözcükleri kullanmamaktır. Aşağıda belirsiz anlama sahip bazı sözcük örnekleri bulunmaktadır:

• Bazen
• Bazı
• Sıklıkla
• Müsait olunca
• Zamanında
• Arada sırada

Örneğin yöneticimiz “bana arada sırada durum raporu gönderin” dediği zaman, biz bundan iki haftada bir rapor göndermeyi anlıyor olabiliriz. Ancak yöneticimizin beklentisi hafta bir kez rapor gelmesi yönünde olabilir. Bu sebeple bu tarz farklı anlamlara açık sözcükleri kullanmamalıyız. Karşımızdaki kişilerin bu tarz ifadeler kullanması durumunda ise, sorular sorarak tam olarak beklentisinin ne olduğunu anlamaya çalışmalıyız. Böylelikle iletişim kazalarının önüne geçebiliriz.

İş yerinde iletişim kurarken dikkat etmemiz gereken bir diğer husus ise, olumsuz çağrışım yapacak ifadeler kullanmamaktır. Sözcüklerimizi dikkatli seçerek, hem ifade etmek istediğimiz şeyi doğru şekilde ifade edebilir, hem de olumsuz çağrışım yapmayabiliriz. Örneğin, bir iş arkadaşımıza gidip, “Yaptığım işten nefret ediyorum” dediğimiz zaman, büyük olasılıkla onda olumsuz çağrışımlar uyandırıyor oluruz. Bunun yerine “Yaptığım iş beni tatmin etmiyor” diyecek olursak, hem aynı anlamı karşımızdaki kişide uyandırmış olur, hem de olumsuz çağrışım yapmamış oluruz.

İş yerinde iletişim kurarken dikkat etmemiz gereken bir diğer konu ise vücut dilini iletişim esnasında doğru kullanmaktır. İletişim kurarken, karşımızdakini anladığımız ve dinlediğimiz mesajını vermek adına şu noktalara dikkat etmeliyiz:

• Bizimle konuşan kişinin suratına bakmak
• Karşımızdaki kişiyle göz kontağı kurmak
• Dinlediğimizi ve anladığımızı belirtmek adına arada kafamızla onaylama işareti yapmak
• Kollarımızı kavuşturmak yerine, kollarımızı açık tutmak

İletişim esnasında vücut dili açısından kesinlikle yapmamamız gereken hareketler ise şunlardır:

• Karşımızdaki kişinin suratına bakmamak
• Boşluğa doğru bakmak
• Konuşan kişiye arkamızı dönmek
• Suratımızda hiçbir ifade oluşturmamak, konuşana hiçbir tepki vermemek
• Gözlerimizi kapatmak

İletişim esnasında, karşımızdakinin hareketlerini hemen kötüye yormamak gerekir. Örneğin, bir iş arkadaşımız sabah ofise hızlıca girip, yarım ağızla günaydın deyip masasına oturuyor olsun. Bu durumda içimizden ne kadar kaba bir insan veya beni sevmiyor gibi düşünceler geçirebiliriz. Ancak belki de, iş arkadaşımızın o gün bir an önce bitirmesi gereken bir işi olabilir. Bu yoğunluk sebebiyle böyle davranmış olabilir. Dolayısıyla, iş arkadaşlarımızın hareketlerini hemen kötüye yormadan önce, empati kurmaya çalışmalı ve davranışlarının altında yatan asıl sebepleri anlamaya çalışmalıyız.

Bu yazımızda, iş yerinde iş arkadaşlarımızla iletişim kurarken iletişim kazalarına ve çatışmalara yol açamamak üzere dikkat etmemiz gereken bazı hususlardan bahsetmeye çalıştık. Bahsettiğimiz iletişim kurallarına azami dikkat etmemiz durumunda, iş yerinde çok daha az çatışma ve iletişim kazası yaşarız. Bu hem iş yerindeki verimliliği hem de güzel bir çalışma ortamı oluşmasını sağlayacaktır.

Kaynakça:
Vivian Scott, “Conflict Resolution at Work”, Wiley Publishing, 2010

Yazar: Mehmet Umut Pişken